Confier ses e-mails professionnels à Microsoft Exchange ou Gmail, est-ce bien raisonnable ?

La messagerie est souvent le système le plus sensible d'une entreprise, et le moins questionné. Devis, contrats, échanges avec les clients, données personnelles des salariés, réinitialisation de mots de passe : tout y passe. Chez beaucoup de PME, ces échanges reposent pourtant sur l'offre standard d'un grand éditeur américain, retenue un jour pour sa simplicité, puis jamais remise en cause.

Une question finit par revenir en comité de direction : où sont stockés nos mails, qui peut y accéder, et que se passe-t-il si les conditions du fournisseur changent ?

La situation de départ

Les entreprises qui nous sollicitent sur ce sujet se ressemblent. Leur messagerie est hébergée chez Microsoft ou Google, leurs collaborateurs sont habitués à leur logiciel de messagerie et à leur téléphone, et la direction découvre peu à peu que ses données dépendent d'un fournisseur étranger. Elles sont alors soumises à ses conditions commerciales, mais aussi à des lois extraterritoriales comme le Cloud Act américain, qui permet aux autorités des États-Unis d'exiger d'un fournisseur américain la communication de données, où qu'elles soient stockées.

L'enjeu : reprendre la main sans perturber les équipes

Le mail est l'outil de travail le plus quotidien qui soit. En changer ne doit se traduire ni par des messages perdus, ni par une adresse indisponible, ni par des collaborateurs contraints de réapprendre leur façon de travailler.

Le piège serait de troquer une dépendance contre une autre : quitter un géant pour un service tout aussi fermé, simplement moins connu.

L'approche : des standards ouverts et des logiciels libres

La messagerie électronique repose sur des protocoles ouverts, que n'importe quel logiciel sait parler. Les offres propriétaires les enveloppent dans leurs propres services ; les logiciels libres les mettent en œuvre tels quels.

Nous nous appuyons sur des briques reconnues et utilisées depuis de nombreuses années : Postfix pour l'acheminement des messages, Rspamd pour le filtrage des indésirables, ClamAV pour la détection des virus et Dovecot pour le stockage et la consultation des boîtes. Leur code est public et auditable : l'entreprise sait précisément ce qui traite ses échanges.

Pour lire leurs mails, les collaborateurs ont le choix. Un webmail comme SnappyMail leur donne accès à leur messagerie depuis n'importe quel navigateur, sans rien installer. Ceux qui préfèrent un logiciel gardent leurs habitudes : Thunderbird sur ordinateur ou sur mobile, l'application mail du téléphone ou tout autre logiciel de messagerie standard se connectent comme avant.

Deux formules selon le niveau de maîtrise souhaité

1. L'hébergement chez Befox, en France. Les boîtes mail sont hébergées sur des serveurs que nous louons et administrons dans un datacenter situé en France. L'entreprise n'a aucun serveur à gérer : elle conserve ses adresses à son propre nom de domaine, sans que ses clients et partenaires aient à changer quoi que ce soit, et nous nous chargeons du reste.
2. Un serveur de mail propre à l'entreprise. Pour celles qui veulent garder la messagerie entièrement sous leur contrôle, nous installons le serveur sur la machine de leur choix : serveur dédié, machine virtuelle dans leurs locaux ou machine louée chez un hébergeur.

Si l'entreprise le souhaite, les messages existants peuvent également être repris : l'historique des boîtes Exchange ou Gmail est alors transféré vers la nouvelle messagerie, avec ses dossiers.

Dans la durée

Une messagerie demande une attention continue : mises à jour de sécurité, surveillance, ajustements au fil des besoins. Dans les deux formules, Befox en assure l'administration, pour que le service reste fiable sans mobiliser les équipes internes sur des tâches qui ne relèvent pas de leur métier.

Ce que l'entreprise y gagne

• Des données maîtrisées : elle sait où sont ses mails et qui les administre.
• Des échanges confidentiels et souverains : un hébergement en France, sous droit européen, hors du champ des lois extraterritoriales.
• Des équipes qui gardent leurs outils et leurs habitudes, sans dépendre des choix d'un éditeur.

Vous êtes sur Exchange ou Gmail ?

Si votre messagerie professionnelle dépend aujourd'hui de Microsoft ou de Google, il est possible d'en sortir sans renoncer au confort de vos équipes. Des logiciels libres éprouvés, hébergés en France ou chez vous, rendent le même service en vous laissant la maîtrise de vos données.

Chez Befox, nous hébergeons vos boîtes mail sur des serveurs que nous administrons dans un datacenter en France, ou installons et administrons votre propre serveur de messagerie.

Vous vous interrogez sur l'avenir de votre messagerie ? Parlons-en, un premier échange suffit souvent à choisir la formule adaptée.