Nextcloud en entreprise : partager ses documents sans dépendre d'un cloud étasunien

Beaucoup de PME organisent le partage de leurs documents autour d'un simple dossier réseau. Cela suffit un temps, mais l'outil montre vite ses limites : gérer les droits d'accès dossier par dossier devient fastidieux dès qu'on sort de l'écosystème Microsoft, aucun accès n'est prévu pour les collaborateurs en déplacement, et les fichiers restent bloqués sur le poste fixe. Reste alors la tentation de confier ses documents à un service cloud grand public, avec la question de savoir où ces données sont réellement hébergées.

C'est ce qui retenait l'un de nos clients.

Le contexte client

Notre client est une PME dont les collaborateurs partageaient jusqu'ici leurs documents sur un dossier réseau local. Son parc informatique est hétérogène : PC fixes et portables sous Windows, poste Mac pour le service design, quelques stations Linux. Plusieurs membres de l'équipe se déplacent régulièrement et avaient besoin de retrouver une partie de leurs dossiers sur leur portable, en cohérence avec ce qui reste sur le serveur de l'entreprise.

Les limites du dossier réseau

Le dossier réseau, aussi simple soit-il en apparence, imposait deux limites concrètes. D'une part, la gestion fine des droits d'accès, qui voit quoi, qui modifie quoi, devient vite un casse-tête dès qu'on n'a pas une maîtrise poussée de l'écosystème Microsoft. D'autre part, aucune solution nomade : rien ne suit les collaborateurs en déplacement, et rien n'est accessible depuis un smartphone. Un service cloud grand public aurait résolu l'accès à distance, mais en laissant une question sans réponse : celle de l'hébergement des documents de l'entreprise sur des serveurs étasuniens.

Un logiciel libre pour couvrir tout le parc informatique

Nous avons proposé de remplacer le dossier réseau par une instance Nextcloud, logiciel libre installé sur un serveur hébergé dans un datacenter français. Le choix d'un logiciel libre a permis de couvrir un parc hétérogène sans compromis : Windows, Mac, Linux et mobiles cohabitent nativement autour du même outil, là où un environnement propriétaire aurait imposé des arrangements différents selon les plateformes.

La mise en place

1. Installation de Nextcloud sur un serveur hébergé dans un datacenter français, pour que les documents de l'entreprise restent sous juridiction française.
2. Une interface web pour gérer les utilisateurs et les dossiers partagés, avec des droits d'accès simples à définir, sans dépendre de l'écosystème Microsoft.
3. Une synchronisation des données entre tous les postes de l'entreprise : PC fixes et portables Windows, Mac du service design, stations Linux.
4. Un accès aux fichiers depuis les smartphones, sous iOS comme sous Android, pour consulter et déposer des documents en déplacement.
5. La synchronisation des agendas et des carnets d'adresses directement dans Nextcloud, permettant de se passer d'un service comme Google Agenda.

Ce que l'entreprise y a gagné

• Les équipes disposent d'une gestion des droits claire, sans avoir à maîtriser les subtilités d'un environnement Microsoft pour partager un dossier.
• Les collaborateurs en déplacement retrouvent leurs documents à jour sur leur portable ou leur smartphone, dans les deux sens.
• Les documents de l'entreprise, agendas et contacts compris, restent hébergés en France, chez un opérateur choisi plutôt que subi.

Et si vous êtes dans la même situation ?

Si votre entreprise partage encore ses documents par un dossier réseau, la question ne se limite pas au confort d'usage. Elle touche aussi à la maîtrise de vos données et à leur accessibilité pour des équipes de plus en plus mobiles. Un outil comme Nextcloud, ouvert et hébergé où vous le décidez, répond aux deux à la fois.

C'est le type de projet que nous accompagnons chez Befox : étude de vos usages, installation et paramétrage de Nextcloud, hébergement en France.

Vous partagez encore vos documents par un dossier réseau ? Parlons-en, un premier échange suffit souvent à voir ce qu'un outil comme Nextcloud pourrait vous apporter.